Este artigo traz como pergunta principal: Afinal, como podemos ser mais eficientes quanto ao emprego do Ritmo e Rigor na melhoria contínua?
Como já abordamos em várias oportunidades envolvendo a melhoria contínua e o kaizen, chega o momento de falarmos sobre o gerenciamento da rotina da melhoria. Todo o processo de avanço de maturidade de um programa de Excelência Operacional se dá baseado em projetos, como conhecemos, os projetos podem ser classificados desde rápidos projetos ver e agir, os Quick Kaizens, até projetos mais complexos e com abordagens mais profundas de investigação de causa raiz, os Advanced Kaizens. Este portfólio de projetos em execução garante que todo o movimento de ataque às perdas seja garantido, permitindo o entendimento do desempenho organizacional quanto ao ritmo e rigor da melhoria contínua.
Para que haja esta governança abordamos, dentro do programa o “Escritório de Projetos”, uma estratégia iniciada pelo desdobramento de metas geradas do planejamento estratégico empresarial, passando pelo Balanced Scorecard e chegando aos departamentos, sempre com o olhar nos principais drivers organizacionais (Segurança, Qualidade, Custo, Moral e Atendimento).
O escritório de projetos é uma sistemática de acompanhamentos que garante o devido alinhamento das metas, entendimento das necessidades e lacunas, criando uma sinergia coordenada para se chegar aos objetivos definidos. Nesta dinâmica estabelecemos condições que nos permitam entender a profundidade e abrangência investigativa dos desafios e dos planos de ação de cada projeto envolvido. Estabelecer um escritório de projeto é ter a garantia de que será empregado o ritmo adequado para a execução da estratégia e o rigor necessário para se eliminar o problema, encontrando o detalhe causal.
O professor Hajime Yamashina, o criador da metodologia do WCM (World Class Manufacturing) e que tive o prazer de conhecer pessoalmente comenta que “uma empresa de classe mundial, existe um sistema que faz com que seja possível destacar qualquer anormalidade visualmente, de tal forma que qualquer pessoa possa reconhecê-lo como um problema”. Isso significa que a busca pela cultura de haver o constante controle e visibilidade do comportamento das ações é essencial para se chegar à excelência, e que criar um ambiente de constante troca de experiências permite nivelar as expectativas criando o aprendizado continuado.
O escritório de projetos quando estabelecido prepara a organização para passos mais avançados de planejamento, como por exemplo, estabelecer uma melhor governança de capex, implementação de projetos de produto na operação, gerenciamento do pipeline de projetos da qualidade e segurança e muito mais. Os fóruns e comitês que podem ser criados no programa de Excelência Operacional estabelecem uma sinergia entre processos, permitindo sustentar de forma mais efetiva a gestão da melhoria contínua e principalmente o acionamento da cadeia de ajuda organizacional.
Por fim, comento sobre termos pessoas preparadas para implementar e manter a prática do escritório de projetos, onde habilidades de liderança são cada vez mais exigidas dos times envolvidos e principalmente do entendimento do valor agregado nas dinâmicas, um verdadeiro portfólio de soft skills no universo corporativo. A condução de um grupo de projetos é realizada por pessoas habilitadas para a resolução dos problemas, onde há um desdobramento de atividades que necessita ser coordenada para se alcançar o objetivo final, muitas vezes percebo que neste momento dentro das empresas pode haver rupturas do processo de planejamento e execução das principais ações, visto que a presença da liderança, ou a falta dela, nos acompanhamentos pode afastar a velocidade da tomada de decisão quando da necessidade dela no processo.
A estrutura de um ambiente de monitoramento de projetos se inicia no desdobramento do BSC, criando as relações de causa e efeito sobre os desafios que a organização possui para se fazer uso dos projetos para um desempenho saudável, estes por sua natureza desdobram os esforços e conectam pessoas para o seu desenvolvimento.
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