Orçamento Matricial aplicando Conceitos Base Zero
Costumeiramente, no segundo semestre de cada ano, a boa prática orienta que é chegada a hora de planejar o futuro. Para não abrir muito o leque discorrendo sobre todas as linhas do DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) que devem ser planejadas, foquemos no orçamento de mão de obra e gastos gerais fixos e variáveis.
Não sejamos superficiais afirmando que fazer orçamento a partir do histórico é tarefa fácil porque de fato não é, mas convenhamos, ter um ponto de partida já formatado torna-se mais cômodo. Usar a base histórica, aplicar inflação, inserir as novas necessidades, eliminar os efeitos extraordinários/one timers (tais como uma greve de caminhoneiros) e finalizar com os desafios anuais gera um trabalho intenso, mas é terreno seguro. A premissa precisa ser seguida e normalmente, considerados os efeitos de volume, o que se busca é Zero impacto, ou seja, um orçamento futuro no mínimo igual ao ano corrente.
Então o que podemos fazer diferente?
Podemos aproveitar o momento e planejar o novo ano com dois novos conceitos:
- Agrupar as contas contábeis em “Pacotes” e passar a trabalhar a gestão sobre este agrupamento através da formalização e do patrocínio de dois papéis: O gestor do pacote e o gestor da entidade (departamento/área).
- Estabelecer regras e metas por pacote onde as regras abordam desde a possibilidade de usar o histórico como base até o desafio de meta zero onde a provocação está em fazer com que os gestores de pacote e de entidades provem a necessidade daquele orçamento.
JUSTIFICATIVA é a palavra. O gestor do pacote busca alinhamento entre os gestores de entidades usando o mesmo “peso” e a mesma “medida” e o gestor da entidade se responsabiliza em gerar um plano condizente com todas as orientações dos gestores de pacotes.
Todo o processo de validação passa a ter novos e importantes autores. O plano uma vez validado (e com certeza com ajustes e reduções) é um orçamento matricial baseado em regras e metas e tem defensores com nome e endereço.Feito o plano e iniciado o novo ano a palavra de ordem passa a ser ACOMPANHAMENTO. Entender como foi o resultado do mês, quais foram os desvios e como se dará a recuperação é o mínimo esperado. Acompanhar o plano durante o mês e se antecipar para evitar desvios já é uma prática diferenciada. Gestores de Pacote e de Entidade atentos para que todos os pacotes e todas as entidades façam cada um o seu papel.
Qual de vocês, se quiser construir uma torre, primeiro não se assenta e calcula o preço, para ver se tem dinheiro suficiente para completá-la? Lucas 14:28. A Sabedoria envolvendo o ato de planejar é bíblica?! Quisera pudéssemos rir do fato. O ponto é que planejamento é básico e necessário. Qual de vós não o faz?
